Kişisel veri işleme politikası

1. Genel hükümler

Politika; kullanıcının web sitesi formları, WhatsApp kanalı, şirkete yapılan başvurular ve bağlı hizmetler üzerinden ilettiği verileri kapsar. WhatsApp’ın ve talep işleme sisteminin teknik kapsamı ayrıca envantere alınmıştır; web sitesi, formlar, analiz araçları, CRM ve diğer kanalları kapsayan tam uygulama alanı hâlen hukuki onay aşamasındadır.

2. Veri sorumlusuna ilişkin bilgiler

Veri sorumlusu, kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve yöntemlerini belirler ve geçerli gereksinimlere uyulmasından sorumludur. VSF Export web sitesinin veri sorumlusu aynı zamanda müşteriyle yapılan sözleşmenin tarafı ve ödeme alıcısıdır.

3. Hangi veriler işlenebilir

İletişim yöntemine bağlı olarak şunları içerebilir:

• ad, telefon numarası, e-posta adresi ve tercih edilen iletişim kanalı;
• tedarik hesaplama talebindeki ve ekli belgelerdeki bilgiler;
• IP adresi, cihaz ve tarayıcı türü dahil web sitesi ziyaretlerine ilişkin teknik bilgiler;
• ilgili teknolojiler etkinse yönlendirme kaynağı, UTM etiketleri ve çerezler;
• iş yazışmaları geçmişi ve talep işleme sistemindeki bilgiler.

WhatsApp kanalına ilişkin doğrulanmış teknik bilgiler

Mevcut giriş sistemi; gönderenin numarasını, mesaj metnini, türünü ve servis alanlarını, sağlayıcının mesaj kimliğini, işletme numarası kimliğini ve Meta olay zamanını alır. Metin, görsel, belge, ses, etkileşimli ve konum mesajları desteklenir; mevcut kod ikili medya dosyalarını indirmez, ancak mesaj nesnesinin servis alanları korumalı giriş kaydına kaydedilebilir. Profil adı özgün Meta olayında bulunabilir; ancak mevcut adaptör bunu özel kuyruğa aktarmaz ve kullanmaz.

4. Verilere neden ihtiyaç duyulur

Teknik olarak WhatsApp iş akışı; gelen olayın doğruluğunu kontrol eder, tekrar işlemeyi önler, başvurunun amacını belirler, hizmet yanıtı hazırlar, hizmet penceresine uyar, pazarlama mesajlarına ilişkin retleri kaydeder ve güvenli bir yeniden deneme kuyruğu tutar. Bir webhook'un alınması tek başına rıza oluşturmaz ve CRM'de otomatik olarak potansiyel müşteri kaydı yaratmaz.

Başlıca işleme amaçları; başvurulara yanıt vermek, ön hesaplama hazırlamak, sözleşme kurmak ve ifa etmek, müşteri desteği sunmak, web sitesi güvenliğini sağlamak ve işleyişini analiz etmektir.

5. Veriler nasıl işlenir?

Teyit edilmiş WhatsApp teknik akışı; Meta WhatsApp Cloud API, korumalı ağ çevresi, barındırılan talep işleme sunucusu, şifrelenmiş gelen mesaj kuyruğu ve hazırlanmış yanıtların yerel kuyruğundan geçer. Numara ve gelen mesajın içeriği şifreli kayıtta saklanır; indeks ve durum katmanında takma adlandırılmış referanslar kullanılır. Mesaj kimliği, mükerrer kayıtları önlemek için kullanılır; işletme numarası izin verilen değerle karşılaştırılır.

Hazırlanan yanıt metni, içeriğe ayrıca şifreleme uygulanmadan yerel kuyrukta saklanır; ancak dosya erişim izinleriyle sınırlandırılmıştır. Hetzner üzerinde günlük, salt okunur ön izleme kuruludur. Mekanizma, tamamlanmış bir kaydın metnini 7 gün sonra teknik bir temizleme işaretiyle değiştirebilir; ancak gerçek uygulama devre dışıdır. `pending/failed` kayıtları etkilenmez.

Mevcut otomatik WhatsApp işleyicisi mesaj metnini yerel dil modeline, Google Sheets'e veya Telegram'a aktarmaz. Dışarıya mesaj gönderimi ve yetkiliye otomatik aktarım devre dışıdır; normal bir gelen olay CRM'de otomatik olarak potansiyel müşteri kaydı oluşturmaz.

`STOP`, `СТОП` ve `UNSUBSCRIBE` komutları, vazgeçme talebini kaydeder ve pazarlama mesajlarını engeller; ancak önceden saklanan verileri tek başlarına silmez.

6. Veriler kimlere aktarılabilir

Teyit edilmiş teknik akışta Meta WhatsApp Cloud API, Cloudflare ve Hetzner yer alır. Barındırılan ortamda bir ağ geçidi ve yalıtılmış talep işleme hizmetleri kullanılır. Erişim yalnızca taleplerin işlenmesine veya sistemlerin çalışmasına katılan kuruluşlara ve uzmanlara, uygun bir dayanak ve veri koruma yükümlülükleri bulunması koşuluyla verilebilir.

7. Saklama süreleri ve silme

Veriler, onaylanan işleme amaçlarının, sözleşme ilişkilerinin veya zorunlu yasal gerekliliklerin gerektirdiğinden uzun süre saklanmamalıdır. Amaç gerçekleştiğinde, daha uzun saklama için hukuki dayanak yoksa veriler silinmeli veya anonimleştirilmelidir.

WhatsApp'ın mevcut teknik durumu: Güvenli retention preview v1, Hetzner üzerinde kurulmuş ve günlük zamanlamayla etkinleştirilmiştir. Zamanlama yalnızca toplulaştırılmış, salt okunur ön izleme çalıştırır; uygulama için ayrı bir etkinleştirme bayrağı ve tam eşleşen bir onay ifadesi gerekir. 30 günden eski tamamlanmış gelen kayıtlarda, üst veriler ve idempotans korunarak şifreli kayıt içeriği teknik bir temizleme işaretiyle değiştirilir; 7 günden eski tamamlanmış yanıtlarda ise metin değiştirilir. `pending/failed` kayıtları, consent, STOP/suppression ve sender ledger değiştirilmez; SQL DELETE yapılmaz. Henüz kullanıcıya yönelik silme API'si yoktur. Hash'lenmiş veya takma adlandırılmış mükerrer kayıt tanımlayıcılarının listesini sınırlamak genel bir saklama politikası değildir ve geri döndürülemez anonimleştirmeyi doğrulamaz. Mevcut günlük CRM yedeklemesi WhatsApp depolarını ayrıca yedeklemez; sağlayıcının haricî anlık görüntüleri teyit edilmemiştir.

Hukuki onaya sunulan teknik öneri

Mühendislik temel planı şu süreleri önerir: şifrelenmiş gelen mesajlar için 30 gün, mutlak üst sınır 90 gün; hazırlanmış yanıtlar için tamamlandıktan sonra 7 gün, tamamlanmamışsa en fazla 30 gün; özetlenmiş veya takma adlandırılmış teknik üst veriler ve gönderim günlüğü için 90 gün; asgariye indirilmiş rıza kayıtları için rıza geçerli olduğu sürece ve sona erdikten sonra 3 yıl; asgariye indirilmiş vazgeçme kaydı için kişinin dağıtım listesine girebileceği süre boyunca, ancak en az 3 yıl; müşteriye dönüşmemiş potansiyel müşteriler için 12 ay; aktif müşteriler için ilişkinin sona ermesinden veya son etkinlikten sonra 24 ay; operasyonel yedekler için öngörülen süre 30 gün; doğrudan tanımlayıcı içermeyen silme işlemi günlükleri için 3 yıl. İşlem belgeleri ayrı bir hukuki arşiv gerektirir.

8. Kullanıcının hakları

Kullanıcı, verilerinin işlenmesine ilişkin bilgi isteyebilir; düzeltilmesini, engellenmesini veya silinmesini talep edebilir ve işleme rızaya dayanıyorsa rızasını geri çekebilir. Talebin yerine getirilebilmesi, geçerli dayanağa ve zorunlu saklama sürelerine bağlıdır.

9. Verilerin korunması

WhatsApp gelen mesaj iş akışı için güvenli HTTPS bağlantısı, olay imzası ve izin verilen işletme numarası doğrulaması, istek sıklığı ve boyut sınırları, özel gelen kayıtların şifrelenmesi, dizin referanslarının takma adlandırılması, uygulama günlüklerinin sınırlandırılması ve varsayılan olarak dışarıya mesaj gönderiminin güvenli biçimde engellenmesi teknik olarak doğrulanmıştır. Kamuya açık açıklama gizli bilgileri, kesin dosya yollarını veya güvenlik yapılandırmasını açıklamaz.

10. Çerezler ve analiz

Kullanılan teknolojiler ve mevcut ayarlar hakkında ayrıntılı bilgiler şu sayfada yer almaktadır: Cookie. Belgelerdeki bilgiler, web sitesinin fiili işleyişiyle uyumlu olmalıdır.

11. Politika değişiklikleri

Politikanın güncel sürümü bu sayfada sürekli erişilebilir olmalıdır. Önemli değişiklikler olduğunda kullanıcılar, değişikliklerin niteliğine ve geçerli gereksinimlere uygun biçimde bilgilendirilir.

12. Verilerle ilgili iletişim

Kişisel veriler, rızanın geri çekilmesi ve silme talepleri için sahibi tarafından teyit edilmiş herkese açık iletişim kanalı: vasif.quliyev00@gmail.com.

Şifre, ödeme bilgileri, belge kopyaları veya gereksiz başka bilgiler göndermeyin. Başvurunun ilk araması için kullanılan kanalı, uluslararası biçimde WhatsApp numarasını veya e-posta adresini ve yaklaşık başvuru tarihini belirtmeniz yeterlidir.